7 martie 2012

Poșta electronică (I) Reguli de comunicare, eficienţă și etichetă în e-mail

Primesc zilnic foarte multe mesaje sub formă de poștă electronică (e-mail). Diversitatea și frecvența erorilor de folosire mă determină să reamintesc în câteva postări pe blog câteva informații și reguli utile.
Încep cu:

Reguli de comunicare, eficienţă și etichetă în e-mail

Avantajele e-mail se transformă adesea în dezavantaje în absenţa unor proceduri simple de folosire e-mail. Există statistici conform cărora peste jumătate din e-mailuri, excluzându-le pe cele de tip spam, sunt ignorate sau nu primesc răspuns. Cauza principală este volumul mare de e-mailuri și posibilitatea de ștergere a lor simplă, inclusiv de persoane incompetente sau rău-voitoare din organizaţie. 
Câteva reguli pot simplifica managementul poștei electronice și respecta reguli de etichetă:
1.       Marcaţi e-mailurile sosite după importanţă și nu întârziaţi mai mult de 48 ore cu răspunsul sau ștergerea/arhivarea  lor. Ori de câte ori este posibil răspunsul sau/și arhivarea este bine să se facă imediat.
2.       Delegaţi altor persoane tratarea volumelor mari de mesaje primite . E-mailurile se prelucrează în ordinea sosirii.
3.       E-mailurile se pot citi pe măsura sosirii lor sau de câteva ori pe zi. A doua metodă este mai eficientă, deoarece altfel se distrage atenţia de la activităţile curente.
4.       E-mailurile cu texte lungi, imagini, prezentări de tip PowerPoint, înregistrări sonore, etc. pot deranja destinatarii și trebuie trimise cu discernământ.
5.       Nu multiplicaţi e-mailurile de tip circular/piramidal, prin care se cere să fie trimise cât mai multor persoane. Cele mai multe dintre ele sunt de tip hoax.
6.       E-mailurile colective trimise la un număr mare de destinatari cu adresele în clar deranjează în multe cazuri. Folosirea bcc: deranjează și ea în multe situaţii. Se pot folosi aplicaţii care le trimit personalizat.
7.       Folosirea Absent de la birou (Out-of-Office) este recomandată în caz de absenţă de la locul de muncă, dar trimite mesaje suplimentare pe listele abonate sau produc interferenţă cu autorii de spam care de regulă nu folosesc adrese reale. Este bine să fie limitată la persoanele din lista proprie de adrese.
8.       Alegeţi cu grijă subiectului și limitaţi textul la minim.
9.       Nu se permite folosirea de cuvinte și expresii indecente sau agresive.
10.    Citirea atentă a mesajului înainte de trimitere poate conduce la reformularea lui. O regulă simplă este ca un mesaj trimis să fie acceptabil ca formă și conţinut și pentru autorul lui.

5 martie 2012

Avem nevoie de un monument reprezentativ în fața Casei Presei!


Caragiale și Eminescu au fost și jurnaliști. Statuia oricăruia dintre ei ar fi potrivită în fața Casei Presei, unul dintre cele mai vizitate puncte din București. Sau orice alt monument decent, însă nu urâțenia actuală!
Fac apel la sprijinirea cauzei prin click la http://www.causes.com/causes/655833-monument-reprezentativ-in-fata-casei-presei/about și alăturarea la cauză!