Încep cu:
Reguli de comunicare, eficienţă și etichetă în e-mail
Avantajele e-mail se transformă
adesea în dezavantaje în absenţa unor proceduri simple de folosire e-mail.
Există statistici conform cărora peste jumătate din e-mailuri, excluzându-le pe
cele de tip spam, sunt ignorate sau nu primesc răspuns. Cauza
principală este volumul mare de e-mailuri și posibilitatea de ștergere a lor
simplă, inclusiv de persoane incompetente sau rău-voitoare din organizaţie.
Câteva
reguli pot simplifica managementul poștei electronice și respecta reguli de
etichetă:
1.
Marcaţi e-mailurile sosite după importanţă și nu
întârziaţi mai mult de 48 ore cu răspunsul sau ștergerea/arhivarea lor. Ori de câte ori este posibil răspunsul
sau/și arhivarea este bine să se facă imediat.
2.
Delegaţi altor persoane tratarea volumelor mari
de mesaje primite . E-mailurile se prelucrează în ordinea sosirii.
3.
E-mailurile se pot citi pe măsura sosirii lor
sau de câteva ori pe zi. A doua metodă este mai eficientă, deoarece altfel se
distrage atenţia de la activităţile curente.
4.
E-mailurile cu texte lungi, imagini, prezentări
de tip PowerPoint, înregistrări sonore, etc. pot deranja destinatarii și
trebuie trimise cu discernământ.
5.
Nu multiplicaţi e-mailurile de tip
circular/piramidal, prin care se cere să fie trimise cât mai multor persoane.
Cele mai multe dintre ele sunt de tip hoax.
6.
E-mailurile colective trimise la un număr mare
de destinatari cu adresele în clar deranjează în multe cazuri. Folosirea bcc:
deranjează și ea în multe situaţii. Se pot folosi aplicaţii care le trimit
personalizat.
7.
Folosirea Absent de la birou (Out-of-Office)
este recomandată în caz de absenţă de la locul de muncă, dar trimite mesaje
suplimentare pe listele abonate sau produc interferenţă cu autorii de spam care de regulă nu folosesc adrese reale. Este
bine să fie limitată la persoanele din lista proprie de adrese.
8.
Alegeţi cu grijă subiectului și limitaţi textul
la minim.
9.
Nu se permite folosirea de cuvinte și expresii
indecente sau agresive.
10.
Citirea atentă a mesajului înainte de trimitere
poate conduce la reformularea lui. O regulă simplă este ca un mesaj trimis să
fie acceptabil ca formă și conţinut și pentru autorul lui.
Extras din cartea Tehnologiile informației noțiuni de bază pp. 201-202